時間や場所に縛られないサービス提供のために「Zoom」を導入

埼玉県草加市にキャンパスを構える獨協大学は、「大学は学問を通じての人間形成の場である」という建学の理念に基づき、設立以来の伝統である「実践的な外国語教育」や「世界と協創する国際交流」、さらには「主体的なゼミナール教育」などの強みを生かして、世に多くの優れた人材を送り出し続けています。

近年ではSDGsへの取り組みにも力を入れており、「埼玉県SDGsパートナー」に登録しているほか、同じく埼玉県が進める「SDGs官民連携プラットフォーム」にも参画するなど、さまざまなプレイヤーとの協働を通じてSDGsの活動を推進しています。

そんな同大学では現在、授業や各種校務、学生や地域市民に提供するサービスなどさまざまな場面において、Web会議ツール「Zoom」をフル活用しています。同大学が初めて Web会議の導入を考えるようになったのは、2018 年のことだったといいます。

「本学では学生に対して対面によるきめ細かなサポートを提供することを大切にしていますが同時に『対面にこだわりすぎるあまり、 遠方に住んでいる方や多忙な方に十分なサービスを提供できていないのではないか』という問題意識も持っていました」

こう語るのは、同大学 施設事業部 情報基盤整備課 基盤システム係の石田昌大氏。距離や時間の制約に阻まれて、受験生向けのオープンキャンパスや卒業予定の学生に対する就職支援、あるいは地域市民に提供する講座などのサービスをなかなか受けられない人がいるのではないかという問題意識があったといいます。

そこでこうした課題を解決するために、Web 会議ツールを新たに導入して、距離や時間に縛られないサービス提供を目指すことにしました。早速幾つかのツールを比較検討しましたが、その中から同大学が最終的に選んだのがZoom でした。その選定理由について、同大学施設事業部情報基盤整備課 係長 濵野晴久氏は次のように述べます。

「まずは小さな規模からスタートすることを考えていましたが、Zoom はそうした使い方に最も適していました。また音声品質が極めて安定しているほか、ウェビナー機能やブレイクアウトルーム機能も本学で想定する用途に極めてマッチしていました」

またできるだけ充実したサポートサービスを受けられることを重視し、Zoom 社から直接ライセンスを購入する代わりに、サポート品質の高さに定評がある日商エレクトロニクスからZoom のライセンスを購入することになりました。

まずは事務局内でZoom を小規模に導入し、その効果や使い勝手を評価しながら順次授業の現場や他の業務に利用を広げていく予定でした。また先行して、系列校である獨協医科大学との共同授業にZoom を導入し、遠隔授業を実施する試みも始めました。しかし他の部門にZoom の利用を勧めても、当初はあまり前向きな反応は得られず、思うように利用は広がらなかったといいます。

そんな状況を一気に変えたのが、2020 年初頭に起こった新型コロナウイルスの世界的な大流行でした。獨協大学ではこの事態を受け、同年4 月上旬より大学構内への学生の立ち入りを原則禁止としましたが、そんな中でも大学の授業を続けるために、急遽Zoom を使った遠隔授業が各学部で行われることになりました。

同時に大学が内外に提供する各種サービスも、これまでの対面中心の在り方から、Zoom を使ったリモート提供へと切り替えが進みました。受験生へ提供する大学案内やオープンキャンパスといった広報活動もその1 つでした。同大学 入試部 入試課 広報係 係長 大野達太氏は、当時を次のように振り返ります。

「学内への立ち入りが制限され、従来のような形でオープンキャンパスが開催できなくなったため、受験生の皆さんに本学の情報を十分に発信できなくなる恐れがありました。そこで急遽オンライン上のオープンキャンパスを開催し、個別相談や模擬授業をZoom のWeb 会議を通じて実施することにしました」

当初はあらかじめ録画した動画コンテンツを配信する形をとっていましたが、2021年度からはZoom によるLive 配信で模擬授業を行うとともに、 カメラ を持ってキャンパス内を歩き回りながらZoom でLive 配信を行う「オンラインキャンパスツアー」にもチャレンジしました。

こうした取り組みを始めるに当たり、当初はZoom の操作に不慣れなため操作ミスなどによる不具合も発生しましたが、Zoom のUI が極めて使い勝手に優れていたため短期間のうちに操作に習熟し、誰もがすぐ使いこなせるようになったといいます。

「一度Live 配信したコンテンツを後日オンデマンド配信することで、より多くの受験生にアプローチできるようになりました。また距離や時間に縛られない参加手段を提供したことで、遠隔地からの参加者がこれまでより明らかに増えました。こうした 効 果 を受け、当初はコロナ禍の終息後は来場型のオープンキャンパスに完全に戻す予定でしたが、先生方から『オンラインも引き続き開催した方がいいのではないか』との声が挙がっています」（大野氏）

さらには、これまで全国の高校に直接訪問して行っていた「高校内説明会」も、コロナ禍以降は Zoom を通じたオンライン　参加の機会が増えました。これにより移動に要する時間を節約して、これまでより多くの高校の説明会に参加できるようになったといいます。

同大学の学生の就職活動を支援するキャリアセンターにおいても、コロナ禍以降はZoomをフル活用することで学生支援を継続させることができました。もともとコロナ禍前から、海外の大学に留学している学生に対する就職支援にZoom を活用できないか検討しており、ちょうど導入するタイミングとほぼ同時期にコロナ禍となり、本格的に活用していくこととなりました。

「これまでは大学側も企業側も『就職活動は直接会って話を聞くもの』という固定観念があったため、ガイダンスや説明会も教室に何百人もの学生を一同に集めて行ってきました。しかしコロナ禍以降はこうした形をとれなくなったため、急遽Zoom によるオンライン開催へと移行しました」

こう語るのは、同大学 キャリアセンター 係長 澁田勝氏。当初は事前に録画したコンテンツを配信していましたが、運用に慣れるにつれLive 配信も行うようになり、現在ではまずLive配信を行い、それを録画したものを後日オンデマンド配信するという運用が定着しています。

また参加者が内容を一方的に聴講する講義形式のガイダンスや説明会は、Zoom のウェビナー機能を使って大人数の参加者に対応する一方、参加者が互いに顔を合わせながらグループディスカッションを行うようなイベントは、通常のZoomミーティングに　　ブレイクアウトルーム機能を組み合わせることで対応しています。

「学生への個別相談も、コロナ禍当初は電話でしか実施できませんでしたが、Zoom を導入したことで履歴書やエントリーシートを画面共有でお互いに見ながら話せるようになり、相談の質は確実に上がりました。現在ではニーズや状況に合わせてZoom と　電話、対面での対応など、目的に応じて使い分けています」（澁田氏）

そのほかにも、入学式や卒業式への父母の参加を制限する代わりに、Zoom によるオンライン参加の手段を提供したり、毎年開催している「ドイツ語スピーチコンテスト」「獨協インターナショナル・フォーラム」といったイベントもZoom によるオンライン開催に切り替えたりしたことでコロナ禍以降も継続できているといいます。

「今年の獨協インターナショナル・フォーラムはフランス文学がテーマだったのですが、Zoom の副音声機能を使ってフランス語と日本語の音声を両方聞けるようにしました。また『Zoom Rooms ライセンス』を投入したZoom 専用端末を幾つかの会議室に　設置しているのですが、予想以上に好評でなかなか予約がとれないため、今後さらに台数を増やす予定です」（石田氏）

なおZoom の利用に当たっては日商エレクトロニクスのサポートサービスを頼る場面も多く、特に利用開始当初は非常に心強かったといいます。

「Zoom 社のサポートに直接問い合わせても回答が返って来るまで時間がかかることもあるのですが、日商エレクトロニクスさんのサポートはいつも迅速に対応いただけるのでとても助かりました。また日商エレクトロニクスさんのサイトには有用なFAQ 情報が数多く載っているため、これを参照することで大抵の疑問点は解消できます。今後も引き続き充実したサポートの提供とともに、本学の価値をさらに高めることができるZoom の活用方法についてご提案いただければ幸いです」（濵野氏）