実は大変！募集文書申請・管理業務を効率化させる方法とは？

保険会社の募集文書申請・管理業務は、商品内容や表現のチェック、法務チェック、デザインチェックなど複数の部門にまたがる業務であり、金融庁からも保険契約の募集用の資料等については、適切な表示や取り組みを確保するよう要請があるため、煩雑ながらも適切に業務を行わないといけないかと思います。
このように、煩雑ながらも適切に管理することが求められ、また業務を効率的に行うためには、デジタルでの運用が欠かせないと考えられます。
本記事では、弊社の募集文書審査・管理ソリューション概要と活用するメリットをご紹介します。

実際に募集文書申請・管理業務をご担当されている方々（複数の保険会社）に現状の運用における課題をお伺いしたところ、以下の課題が多くあげられていました。

1. 営業部門からの募集文書の申請や募集文書のチェック部門とのやりとりは、紙やメールベースで対応しており、全体の進捗が分かりづらい
2. 募集文書の申請は、システム化してるものの、審査する部門では、校閲する際は、紙に印刷してから審査を行っている
3. 募集文書の使用期限管理をExcel等で行っており、期限切れになっていることがある

また、システム化されていないため、リモートワークができないという声もありました。

弊社の募集文書申請・管理業務ソリューションは、金融機関のバックオフィス業務改善ソリューションとして多数の導入実績がある、自社BPM製品がベースとなっており、募集文書の申請や審査、募集文書の管理までを一元的にデジタル化することができます。また、お客様のコスト負担をなるべく減らすために、最低限の機能に絞ったソリューションとなっています。

以下弊社ソリューションの特長です。

1. 関係者をワークフローでつなぎ全体の進捗を見える化
2. イメージ化したファイルへアノテーション機能を用いて付箋やコメントを記載することが可能
3. プッシュ通知により管理文書の使用期限超過を未然に防止
4. リモートワークにも対応
5. 短時間での導入が可能

弊社ソリューションを活用することで以下運用サイクルを実現できます。

紙面で行っている校閲作業をイメージファイル上での赤入れに置き換えてペーパーレス化することができれば、使用期限も版もシステムで管理できるようになります。

ご参考までに弊社ソリューションの画面イメージをご紹介します。

ダッシュボード画面で全体の進捗状況を確認できます。

申請内容の一覧を確認できます。

直感的な操作で申請内容を確認することができます。

デモ環境も用意していますので、ご希望の場合はお気軽にお問い合わせください！

弊社ソリューションはワコム社製液晶ペンタブレットと連携することが可能で、タブレットにモニタを拡張することができます。タブレット上に帳票のイメージデータを表示させ、高い操作性のペンで、文字やアノテーション、付箋を貼ることができます。これにより紙での業務と近い形で審査ができるため、生産性を確保しつつペーパーレス化を実現できます。

※写真はWacom Cintiqシリーズの15.6型モデルです。

実際にタブレットを利用した場合のデモ動画です。実機もお試しいただけますので、ご要望の際はお問い合わせください。（タブレット単体の販売も可能です)

募集文書申請・管理業務は多くのタスクから成り立っています。これらの業務を自動化することで、オンラインでの文書管理、業務プロセスの改善を実現することができます。
弊社ソリューションでは募集文書の使用期限が近付くとアラート通知が発信されるため、使用期限切れの募集文書が使われてしまうリスクを防ぐこともできます。また、お客様のご要望に応じたカスタマイズや、RPAや日本語校正ツールなど弊社ソリューションと連携させることでより便利になるツールもご紹介しています。

弊社募集文書申請・管理業務ソリューションに少しでもご興味をお持ちの場合は、この機会にぜひお問い合わせくださいませ。

このコンテンツでご紹介した「募集文書申請・管理ソリューション」は当社が取り扱う製品やサービスを組み合わせて実現しています。お客様がすでにお持ちのしくみに当ソリューションの一部だけを取り込むことも可能です。ご相談、ご興味をお持ちの方は、onestop_contact@sojitz-ti.comへぜひお問い合わせください。

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本記事は、双日テックイノベーション株式会社アプリケーション事業本部のオリジナルです。