まだまだ紙文書が残る貿易業務、 DX化を進めるためのポイント

貿易業務は、いまだに紙書類や手作業が中心となっています。アナログな貿易業務のDXを阻む最大の壁は「標準化」の遅れです。しかし、全業務の整理を待っていては変革の好機を逃してしまいます。そこで今回は、標準化という貿易DXの高い壁を突破する「スモールスタート」の重要性を解説します。さらに無理なく貿易書類をデータ化し、複雑な照合チェックを自動化する「Trade Hub」の活用術も紹介します。

貿易業務は、いまだに紙書類や手作業が中心であり、アナログな慣習が根強く残っています。経済産業省によると、一般的な貿易取引では平均して「36種類の書類と240部のコピーを複数の事業者間で取り交わす」状況にあります。

多くの企業がDXを推進する中で、なぜ貿易実務のデジタル化は進まないのでしょうか。その根本的な原因は、デジタル化の前提となる「標準化」が進んでいないことにあります。

デジタル化とは、本来、業務をシステム上で「再現」させることです。再現するためには、業務の手順・判断基準・例外対応が明確に定義されていなければなりません。

ところが、複雑な作業を要求される貿易業務は属人化しやすい特性があります。そのため「誰が・何を・どのような順序で・何を基準に」行っているかが担当者の経験や感覚に委ねられがちです。それは属人化がそのまま標準化の停滞を招き、それがデジタル化の壁になっていることを意味します。人間が経験や感覚で処理している曖昧なプロセスを、システムに置き換えることはできません。

「標準化された業務」とは、次の三つの条件を満たしている業務です。

• 業務の可視化：　「誰が・何を・いつ・どうやって」作業しているかが明確であること
• 業務の構造化：　フロー、判断基準、例外対応がマニュアル化されていること
• 作業の定義：　システムに置き換えるために必要なデータ（作業のルール）が揃っていること

属人化を解消し、業務の標準化を徹底すること。それこそが、貿易DXを実現するための第一歩です。

「標準化」は、アナログな慣習が根強く残る貿易業務において、DXを実現する上で欠かせない取り組みです。標準化は、「業務を見える化、言語化する」「業務を構造化する」「作業を定義する」の三つのステップで進めます。

まずは、現在行われている業務の全容を洗い出します。「発注」や「船積」といった日常業務の棚卸を行い、一覧化することから始めましょう。

同じ業務を複数の担当者で分担している場合は、それぞれの業務を最小単位の「作業」にまで分解して把握することが重要です。その際、担当者へのヒアリングだけでなく、実際の操作画面や書類の動きを横で観察してください。

「何を・いつ・誰が・どうやって」という基本動作だけでなく、「なぜこの作業が必要なのか」という目的や意図までを言語化します。これにより表面的な手順だけではない、本質的な標準化が可能になります。
 

ステップ1で洗い出した作業を、一連の「業務フロー」として再構成します。
ここで重要なのは、「定型処理」と「例外処理」を明確に分けて整理することです。デジタル化において最大の障壁となるのは、属人化しやすい例外処理です。過去の事例を徹底的に洗い出し、それぞれの対応パターンをフローとして定義しましょう。

そして各作業の「意図」や「必要性」を再確認し、不要な工程を削ぎ落とします。もし担当者間で手順が異なる場合は、現状のやり方に固執せず、「最も効率的でミスが少ない手法」を組織の標準として採用します。

例えば「船積書類の照合」など、複雑な判断や確認を要する作業については、「チェック項目単位」まで粒度を細かくし、明確にルール化します。
具体的には、

• 「契約書のどの項目（例：　単価、数量、支払い条件）」を「インボイスのどの項目」と照合するのか
• どのような状態であれば正解とするのか（許容範囲や表記揺れのルールなど）

といった判断ロジックまでを定義します。

このように「標準化」は、地道で根気のいる作業です。また実務の担当者の全面的な協力が必要となる取り組みのため、一時的に担当者に負荷がかかることは避けられません。しかし標準化なくしてITツールが真価を発揮することはありません。業務の「暗黙知」を「形式知」へと変える標準化のプロセスは、貿易業務を属人化から解放し、継続した効率化を実現するのに不可欠なアプローチといえます。
 

前章では標準化のステップを紹介しました。この標準化を完了して初めてデジタル化に進むことができます。しかし標準化からデジタル化へと歩を進める過程には、貿易業務特有のハードルがあります。

貿易業務は属人化している工程が多く、その全容を把握するだけで膨大な時間がかかるという課題があります。そのため完璧を期すあまり「準備フェーズから抜け出せず、プロジェクトが停滞する」「議論ばかりが先行し、実行に移せない」といったケースが散見されます。

実務担当者の多くは、自身の業務をシステム要件へと落とし込む経験が十分ではありません。そのため、長年の経験に基づく「感覚的な判断」を、客観的なルールとして定義することに困難を感じるケースが目立ちます。

また、これまで貿易実務に特化したITツールが少なかったため、現場はMicrosoft® Excel®やRPAを駆使して独自の運用を構築してきました。その結果、「現在の個別最適化された作業を、どのようにシステム化すべきか」という具体的なイメージが描きにくいという問題があります。こうしたことから、ITツールの導入に対して変化に対する不安や抵抗感が生じやすい土壌となっています。

ITツールの導入検討において、経営層からは「投資に対してどれほどの効率化が見込めるか」という明確な根拠が求められます。

しかし、現状の業務工数が詳細に数値化されていないケースが多く、メリットの説明が「負担軽減」や「属人化の解消」といった「定性的な効果」に終始しがちです。その結果、削減できる時間やコストを具体的な数値で示す「投資対効果（ROI）」の算出が困難になり、導入の意思決定を遅らせる要因となっています。

こうした数々のハードルを乗り越える現実的な解決策が、「スモールスタート」というアプローチです。
このアプローチでは、最初から全業務を網羅しようとするのではなく、特定の工程に限定して「標準化→デジタル化」をセットで進めます。そしてその成果を検証しながら段階的に範囲を拡大していくという流れです。
スモールスタートが貿易DXにおいてなぜ有効なのか、その主な理由をご紹介します。

「船積書類の照合」といった工程に限定し、先行してITツールを導入します。全業務の標準化を待たずにデジタル化できるため、導入準備にかかる負荷を大幅に軽減できます。短期間で目に見える効果を狙える工程から着手するのが、成功の近道です。

実際にツールを使用し、その利便性を直接体感することで、操作への習熟とともに確かな「成功体験」が得られます。これにより、未知のITに対する不安が払拭されます。さらに担当者から「他の業務もデジタル化したい」という能動的な改善提案が生まれる好循環が期待できます。成功体験が生まれることで、周囲の担当者も「効果があるなら自分たちの業務にも取り入れたい」と思うようになり、組織全体にDXの機運が波及していきます。

実運用を通じて、作業時間や負荷の削減といった効果が実感として得られます。「まずはこの工程でこれだけの成果が出た」という具体的な実績は、さらなる投資や対象業務の拡大に向けて、経営層の迅速な意思決定を強力に後押しします。

完璧な準備に時間を費やすのではなく、まずは限定的な範囲でITツールを導入し、「使いながら最適化していく」。この実践的なアプローチこそが、多大な負荷を伴う標準化の壁を突破し、真のDXを実現するためのカギとなります。

貿易業務では属人化された業務が多く、標準化に時間がかかり、デジタル化への抵抗感も強いという特性があります。だからこそ必要なのがスモールスタートのアプローチ。しかしITツールをスモールスタートで導入するのは意外に難しいのが実情です。多額の初期投資が当初の効果と釣り合わず、導入に二の足を踏むケースも少なくないためです。

そこでおすすめしたいのが、手軽に導入でき、負荷軽減の効果が見えやすい「Trade Hub」です。Trade Hubは、貿易書類をデジタルデータに変換し、書類に関連するプロセスを自動化するツールです。次のようなメリットで、貿易DXのスモールスタートを強力に後押しします。

Trade Hubは、月額契約で使いたい分だけ利用できるため、スモールスタートに最適です。初期投資を抑えられるため、「まずは試したい」「本当に効果があるか不安」という場合でもリスクを抑えた形で導入できます。

一般的なSaaSの場合、ツールに業務を合わせる必要があります。Trade Hubは、現行のオペレーションを維持したままデジタルに置き換えることが可能です。これにより業務担当者に余計な負担をかけることなく、スムーズな移行が可能です。また導入後に業務フローを見直すこともできます。

貿易書類をAI-OCRにより高精度で読み取り、データ化します。書類やデータの表記揺れを判別・統一することが可能です。またミスが許されない各書類の照合作業を、設定に応じて自動化します。

例えば次のようなデータ化・自動照合が可能です。

• PO（注文書）をデータ化し、社内システムへ連携するデータを生成する
• POデータをもとに、S/I（船積指示書）、I/V（請求書）、P/L（梱包明細書）など輸出書類を自動で生成する
• 作成されたS/Iを、回答されたD/R（船受取証）やB/L（船荷証券）と自動的に照合する
   

ここで、製造業のお客様がTrade Hubを活用して貿易DXを実現した事例をご紹介します。

・導入前の課題
お客様では、基幹システムへの手入力や書類間の照合など、膨大なアナログ作業が課題となっていました。ミスが許されない細かなチェック作業は担当者の大きな心理的負荷となっており、現場は疲弊していました。

・ご提案・導入の進め方
そこでSTech Iは、現場の負担を最小限に抑える「Trade Hub」の部分導入（スモールスタート）を提案しました。
導入にあたっては、まずヒアリングシートで課題を可視化。その後、STech Iの専任担当が現場の担当者と一緒に、業務フローや書類の扱いを細部まで確認しました。

・導入後の効果
専任担当は業務に合わせた個別設定から運用開始後、現在にいたるまで、徹底して伴走しています。この事例の最大のポイントは、運用開始後に起きた現場の変化です。当初は「現行フローの自動化」が目的でした。しかしデジタル化の効果を実感した担当者から「こうすればもっと便利になるのでは」「この業務を変えられないか」という改善案が次々と上がるようになったのです。
その結果、単なる書類処理の効率化に留まらず、「デジタルデータを前提とした業務の再構築」へと発展。相互連携や前後の工程も含めて効率化する、本質的な業務変革へとつながりました。

Trade Hubは、意見交換や改善議論の結果を、すぐに機能改善や設定変更を反映できるため、「使えば使うほどよくなる」状態が循環しました。導入がゴールではなく「利用開始こそが真のDXのスタート」であることを証明した好事例となりました。

Trade Hubについてよくある質問をご紹介します。

A：STech Iでは、導入後もカスタマーサクセスを通じて、専門スタッフが業務の標準化やデジタル化を支援する体制を整備しています。専門スタッフはメーカーなどで貿易業務を経験した人材を採用し、お客様の業務に徹底して寄り添った実践的なサポートを行います。

A：貿易DXには、決済を含めて貿易取引をオンラインで行う「貿易プラットフォーム」やフォワーダー（貨物利用運送事業者）と荷主が取引を行う「デジタルフォワーダー」などがあります。Trade Hubがそれらと異なるのは、貿易書類の読み取りや照合チェックなどのプロセス自動化にフォーカスしている点です。

A：Trade Hubでは、AI-OCRと独自のアルゴリズムを組み合わせて精度を高めています。そのため一般的なAI-OCRでは対応が難しい複雑な書類でも、高い精度でデータ化することが可能です。また新たなAIを用いた読み取り手法も開発しており、継続的な精度向上に取り組んでいます。

今回はデジタル化の前提となる標準化を中心に、貿易DXの進め方についてご紹介しました。ここまでの内容を振り返ります。

• 貿易業務は、紙書類や手作業が中心でデジタル化されていない。その理由は標準化が進んでいないことにある
• 標準化するには、「業務を見える化、言語化する」「業務を構造化する」「作業を定義する」の三つのステップで進める
• しかし貿易業務は属人化している工程が多く、全業務を標準化するには時間がかかる。担当者はデジタル化に不安や抵抗を覚えることが多い
• 貿易DXでは、特定の工程に限定してデジタル化するスモールスタートが望ましい。成功体験が生まれ、能動的な改善提案につながる
• Trade Hubは、貿易書類をデジタルデータに変換し、書類に関連するプロセスを自動化するクラウドサービス。少額のコストで始められるため、スモールスタートに最適である
   

双日グループであるSTech Iは、貿易業務に高い知見があります。この知見を生かし、Trade Hubの導入支援に加えて、業務の現状整理や標準化といったコンサルティング領域の支援も提供しています。貿易DXの推進に課題を抱えているお客様はお気軽にご相談ください。